Tietosuoja
Tietosuojaseloste – yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 25.11.2013
Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §
1. Rekisterinpitäjä
Keravan Luistinseura ry (”yhdistys”)
Metsolantie 3
04200 Kerava
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteystiedot
Paula Rahkonen
email jasenrekisteri@kels.fi
3. Rekisterin nimi
Keravan Luistinseuran jäsen- ja luistelijarekisteri
4. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisteröidyn suostumuksella tai jäsenyyden taikka muun siihen verrattavan asiallisen yhteyden perusteella yhdistyksen toimintaan liittyvä henkilötietojen käsittely.
5. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämässä urheilu- ja harrastetoiminnassa. Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenten, luistelijoiden ja muiden rekisteröityjen (kuten yhdistyksen jäsenmaksun maksaneiden vanhempien) henkilötietoja muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:
- Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, kuten yhdistyksen säännöissä ja laissa määrätään
- Yhdistyksen luistelijarekisterien ylläpito yksinluistelijoiden, luistelukoululaisten sekä harrastajien osalta
- Luistelu-, kausi-, jäsen- ja muiden maksujen laskutus, maksujen valvonta ja perintä
- Tiedottaminen ja erilaiset kyselyt
- Lisenssitietojen ylläpito
- Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen liittyvä käsittely kuten testaus-, kilpailu-, leiri- sekä talkoo- ja varainhankintatoimintaan liittyvä käsittely. Varainhankintana on esim. näytöstoiminta.
- Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
- Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanin tuotteiden ja palvelujen markkinointi, kuten mm. talkootoiminnan yhteydessä tapahtuva markkinointi
Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten, yksinluistelijoiden, luistelukoululaisten sekä harrastajien josalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, rekisteröidyn ollessa alaikäinen lisäksi huoltajan vastaavat tiedot
- Syntymäaika tai henkilötunnus, siltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssitietoja tai vakuutusta varten
- Yhdistyksen perimien maksujen laskutukseen ja perintään liittyvät tarpeelliset tiedot
- Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten luisteluryhmät, kilpailusarjat, testit ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot
- Kuvien ja osoitetietojen julkaisemiseen liittyvät tiedot
- Lupatiedot ja kiellot kuten sähköiset suoramarkkinointiluvat ja markkinointikiellot
- Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
Rekisteritietoja säilytetään jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden jatkumisen ajan sekä tarvittaessa jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden päättymisen jälkeen, kuitenkin enintään siihen saakka kunnes rekisteröity on hoitanut velvoitteensa yhdistystä kohtaan.
Luistelukoululaisten ja harrastajien yhteystietoja voidaan säilyttää seuraavan kauden toimintaa ja siihen liittyvää markkinointia varten, jos tietojen säilyttämistä tähän tarkoitukseen ei ole erikseen kielletty.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn ollessa alaikäinen tämän huoltajalta jäseneksi tulon yhteydessä. Rekisteröity ilmoittaa muuttuneet henkilötietonsa rekisteristä vastaavalle henkilölle. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhdistyksen toiminnan yhteydessä, kuten tiedot laskutukseen tai suoritettuihin maksuihin liittyen, tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.
8. Rekisteritietojen luovutus
Yhdistys voi luovuttaa rekisterin tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen, testien tai leirien järjestäjille sekä yhdistyksen toimintaan kuuluvien matkojen järjestämisen yhteydessä tarvittaville palveluntarjoajille (tavanomainen luovutus) sekä Uudenmaan alueen kilpailutoiminnan toteuttamiseksi.
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Rekisterin teknisessä toteuttamisessa käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jolloin rekisterin tekninen toteuttaminen voi edellyttää tietojen säilyttämistä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteet löytyvät oheisesta linkistä www.sporttisaitti.com/yksityisyydensuoja .
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Tulostetuissa listauksissa pyritään käyttämään jäsennumeroa tai nimeä ja välttämään muiden henkilötietojen käyttämistä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.
B Sähköisiin tietojärjestelmiin tallennetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteiden mukaisesti tietoja ylläpidetään palveluntarjoajan fyysisesti suojatussa tilassa sijaitsevilla palvelimilla, joiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisin teknisin menetelmin.
Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Yhdistyksen hallitus vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Osaa rekisterin tietosisällöstä voidaan säilyttää erillisinä tiedostoina tietokoneella, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana.
Rekisteröidyt tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastusoikeutta koskeva pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle henkilölle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
11. Tiedon korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot korjataan viipymättä rekisteröidyn ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi.
12. Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yhdistystä käsittelemästä itseään koskevia henkilötietoja suoramainontaan, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ilmoittamalla asiasta kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.